Dirección

Autopista Medellín Km 2.5, Vía Siberia
Conjunto Portos Sabana 80, Bodega 61
Cota, Cundinamarca
Colombia

Contacto de Servicio al Cliente
Teléfono: +57 305 368 7798
Correo electrónico: info@vitanestsolutions.com

 

I. Introducción

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada (S.A.S.), constituida legalmente y registrada en la Cámara de Comercio con la matrícula No. 01728818 del 14 de agosto de 2007, identificada con el NIT 900.166.879-4. Su domicilio principal se encuentra en el municipio de Cota (Cundinamarca), en la dirección: Autopista Medellín Km 2.5, Vía Siberia, Conjunto Portos Sabana 80, Bodega 61.

El objeto social principal de la compañía consiste en la fabricación, comercialización y/o distribución de toda clase de productos e insumos para consumo animal y/o humano, así como la representación de firmas nacionales y extranjeras para la fabricación e importación de sus materias primas.

Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las normas que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

II. Objetivo

El objetivo de este documento es establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a VITANEST SOLUTIONS S.A.S. en el desarrollo de su objeto social.

Asimismo, esta política define los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

III. Marco Legal

De conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas.

Este derecho fundamental fue desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y por la ley. En 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el denominado “hábeas data financiero”, conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

Posteriormente, se expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, que precisó la naturaleza y el alcance de dicha norma. Esta ley regula de manera general la protección de los datos personales. Para entender el esquema normativo y la relación entre la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, es pertinente ilustrarlo con los apartes de la citada sentencia:

“Una lectura conjunta del inciso tercero y del parágrafo permite concluir que el primero prevé una serie de casos exceptuados de las reglas del proyecto de ley, debido a que requieren reglas especiales, como las que se introdujeron en la Ley 1266 para datos personales financieros y comerciales destinados a calcular el riesgo crediticio.

Estas hipótesis requieren una regulación especial, por cuanto son ámbitos en los que existe una fuerte tensión entre el derecho al habeas data y otros principios constitucionales (como el derecho a la información, la seguridad nacional y el orden público), tensión que para ser resuelta requiere reglas especiales y complementarias. Sin embargo, de conformidad con la primera parte del parágrafo, estas hipótesis no están exceptuadas de los principios, como garantías mínimas de protección del habeas data. En otras palabras, las hipótesis enunciadas en el inciso tercero son casos exceptuados —no excluidos— de la aplicación de las disposiciones de la ley, en virtud del tipo de intereses involucrados en cada uno y que ameritan una regulación especial y complementaria, salvo respecto de las disposiciones que tienen que ver con los principios”.

Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a lo previsto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la citada Ley, la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

IV. Alcance

Todos los funcionarios de VITANEST SOLUTIONS S.A.S. deben cumplir integralmente con la normatividad que regula la protección de datos y la presente política. Igualmente, los contratistas, proveedores, asesores y consultores de VITANEST SOLUTIONS S.A.S. estarán obligados a cumplir con esta normativa en la medida que tengan alguna responsabilidad respecto de su tratamiento.

V. Principios

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. dará aplicación armónica, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, a los siguientes principios:

• Principios de la Ley 1266 de 2008: a) veracidad y calidad de los registros o datos, b) finalidad, c) circulación restringida, d) temporalidad de la información, e) interpretación integral de derechos constitucionales, f) seguridad y g) confidencialidad.

• Principios de la Ley 1581 de 2012: a) legalidad en materia de tratamiento de datos, b) finalidad, c) libertad, d) veracidad o calidad, e) transparencia, f) acceso y circulación restringida, g) seguridad y h) confidencialidad.

VI. Responsable del Tratamiento

Los responsables del debido cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son:

• Información sobre Trabajadores de la Empresa

  • Área: Talento Humano

  • Dirección: Autopista Medellín Km 2.5, Vía Siberia, Conjunto Portos Sabana 80, Bodega 61

  • Teléfono: +57 317 538 5977

  • Correo electrónico: rrhh@vitanestsolutions.com

• Información sobre Proveedores

  • Área: Compras y Logística

  • Dirección: Misma dirección principal

  • Teléfono: +57 316 464 4893

  • Correo electrónico: logistica@vitanestsolutions.com

• Información sobre Clientes

  • Área: Servicio al Cliente

  • Dirección: Misma dirección principal

  • Teléfono: +57 305 368 7798

  • Correo electrónico: servicliente@vitanestsolutions.com

El Responsable del Tratamiento deberá atender lo previsto en la normatividad aplicable, las instrucciones de las autoridades competentes y las directrices que imparta la Junta Directiva. Los titulares de la información podrán ejercer ante ellos sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, así como revocar la autorización para su tratamiento.

VII. Recolección de Datos Personales

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. recolecta los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus clientes, proveedores y entidades vinculadas, con las finalidades que se señalan en la presente Política.

Para la recolección de los datos, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. solicitará la autorización de los Titulares, de conformidad con el modelo de autorización anexo a este documento. Al momento de solicitar dicha autorización, el Responsable del Tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada, y deberá entregar copia de esta al Titular cuando la solicite.

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. consulta, complementa y/o actualiza los datos personales a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

VIII. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:

• Maestro de Clientes: Base de datos que almacena la información de los clientes de la Compañía (razón social, contactos, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, RUT, estados financieros, etc.). Esta información, recaudada mediante formatos físicos y complementada con otras fuentes, es utilizada por el área financiera para evaluar la capacidad de pago de los clientes.

• Maestro de Proveedores: Base de datos que almacena la información de los proveedores de la Compañía (razón social, contactos, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, RUT, etc.). Esta información, recaudada por el área de compras y complementada con otras fuentes, es utilizada por las áreas financiera y de logística para evaluar la capacidad de cumplimiento de los proveedores y establecer relaciones comerciales.

• Maestro de Empleados: Base de datos que almacena la información de los empleados de la Compañía (dirección, teléfonos, historial laboral, datos familiares, cuenta bancaria, etc.). Esta información, recaudada por el área de gestión humana, es utilizada para los procesos de vinculación y administración de la relación laboral. La información de exempleados se conservará por el término legalmente establecido.

En general, la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de requerir un uso diferente al señalado, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. solicitará de forma previa la autorización correspondiente a los Titulares de la Información.

IX. Tratamiento de los Datos Personales

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales, de conformidad con lo previsto en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

Para el tratamiento de la información, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. podrá:
(I) Administrar la información en una o varias bases de datos según su conveniencia.
(II) Verificar, corroborar, comprobar, validar o comparar la información suministrada por los Titulares.
(III) Consultar y evaluar la información de los Titulares almacenada en bases de datos de centrales de riesgo, antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
(IV) Realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior y todas las conexas.
(V) Compartir los estudios realizados con su matriz, sus vinculadas y con los aliados de negocios.

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. está comprometida con el adecuado manejo de la información y velará por la confidencialidad de aquella que tenga carácter reservado. Para el cumplimiento de sus obligaciones, la Compañía podrá transmitir datos personales a entidades vinculadas y a terceros que le presten servicios de soporte, siempre bajo acuerdos de confidencialidad que protejan la información.

De forma previa al tratamiento, se solicitará la autorización correspondiente. VITANEST SOLUTIONS S.A.S. está obligada a suministrar datos personales a entidades judiciales, administrativas o de control cuando estas lo requieran. Asimismo, los datos podrán ser conocidos por auditores externos (revisores fiscales), quienes tienen la obligación legal de mantener la confidencialidad.

La información recolectada se conservará por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

X. Seguridad de la Información

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas para la administración segura de la información y el control del cumplimiento de esta política. La Compañía implementa seguridades razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información. Únicamente las personas autorizadas pueden acceder a los datos, de conformidad con lo previsto en la presente política.

Las bases de datos que administra VITANEST SOLUTIONS S.A.S. están almacenadas y protegidas en un servidor dentro de las instalaciones de la Compañía. El acceso está restringido mediante claves de seguridad asignadas exclusivamente a los empleados de las áreas responsables, según se indica en la sección VI de esta política. El área de sistemas es la encargada de la administración de estas bases.

No obstante, VITANEST SOLUTIONS S.A.S. no se hace responsable de posibles ataques informáticos o de acciones de terceros que busquen vulnerar las medidas de seguridad establecidas.

La Compañía cumplirá con las instrucciones sobre medidas de seguridad que determine la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al artículo 19 del Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen.

XI. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. no recolecta ni da tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes.

XII. Datos Sensibles

Las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son facultativas.

XIII. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones de ley.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
g) Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012.

XIV. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares

1. Canales y Horarios
Para ejercer sus derechos, los Titulares pueden contactar a los responsables designados en la sección VI a través de los correos electrónicos, direcciones o teléfonos allí indicados. El horario de atención telefónica para peticiones, consultas y reclamos es de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 12:00 m. y de 2:00 p. m. a 4:00 p. m.

2. Personas Autorizadas
Los derechos podrán ser ejercidos por:
a) El Titular, acreditando su identidad.
b) Sus causahabientes, acreditando su calidad.
c) El representante y/o apoderado del Titular, acreditando su representación.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición.

3. Trámite de Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. Trámite de Peticiones o Reclamos
Los reclamos por corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento se tramitarán así:
a) La solicitud debe dirigirse al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte. Si está incompleta, se requerirá al interesado para que subsane en los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin que presente lo requerido, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular deberá agotar primero el trámite de consulta o reclamo ante VITANEST SOLUTIONS S.A.S. antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

XV. Vigencia y Modificaciones de la Política

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [10 de julio de 2024] y fue publicada en la página web www.vitanestsolutions.com. (Nota: Se corrigió el año 2025, que era una fecha futura).

VITANEST SOLUTIONS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web mencionada.

La Compañía está comprometida con la realización de campañas de difusión y capacitación para el debido entendimiento y aplicación de esta Política.